通俗的说,领事认证或认证,即是为即将送往外国使用的文书办理签证。这是国家间各类公文书跨国流转的通行做法。认证指文书使用地国的外交或领事人员为证明签名的真实性、文书签署人签署时的身份,以及在需要时为确认文书上的印鉴属实而履行的手续。领事认证是指领事认证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请,对国内涉外公证书、其他证明文书或者国外有关文书上的最后一个印鉴、签名的真实性予以确认的活动。
其中,领事认证机构是指办理领事认证的机构,包括外交部、外交部委托的地方人民政府外事部门(简称地方外办)和驻外使馆、领馆以及外交部委托的其他驻外机构。领事认证是领事认证机构以国家名义对文书予以确认的活动,其目的是使一国出具的文书能在另一国境内得以承认,不会因为怀疑文书上的印鉴、签名的真实性而影响其域外的法律效力。认证或领事认证仅对文书最后一个印鉴、签名的真实性予以确认,但不证明文书内容本身的真实性与合法性。
从文书出具和使用看,办理认证的文书可分为国内出具的需送往国外使用的文书和国外出具的需送至国内使用的文书。从文书内容看,办理认证的文书可分为民事和商事两大类。民事类文书主要包括公民的出生、婚姻状况、学历学位、寄养或收养、健康状况、无犯罪记录、亲属关系、工作经历、居留资格、驾驶证等证明;商事类文书主要包括法人的营业执照、公司章程、授权委托书、产地证、商业发票等文件。随着我国融入全球不断深入及中外人员往来日益频繁,认证事务越来越多走进广大民众视野、进入普通百姓工作和生活。